Admissão de funcionário: passo a passo, documentos e prazos

Resposta rápida

A admissão é o processo legal de contratação de um empregado: reúne documentos, exige exame admissional, formaliza o contrato, registra o empregado e envia o evento ao eSocial antes do início do trabalho. Feita corretamente, evita multas e passivos e prepara um bom onboarding.

Documentos Necessários para Admissão de Funcionário

O processo de admissão de um funcionário é um momento crucial para a empresa, pois envolve a formalização do vínculo empregatício e o cumprimento de diversas exigências legais. Abaixo, listamos os documentos essenciais que devem ser coletados durante essa fase:

  • CPF e documento de identidade: É necessário apresentar um documento oficial com foto, que pode ser a Carteira de Identidade (RG) ou a Carteira Nacional de Habilitação (CNH).
  • Carteira de Trabalho Digital: O número do CPF deve ser utilizado para acessar a Carteira de Trabalho Digital, que é obrigatória desde 2019.
  • Comprovante de residência: Documentos como contas de água, luz ou contrato de aluguel são aceitos.
  • Dados bancários: Informações sobre a conta bancária onde o salário será depositado devem ser coletadas.
  • Exame médico admissional (ASO): O exame deve ser realizado antes do início das atividades, conforme exigido pela Norma Regulamentadora NR-7.
  • Comprovante de escolaridade: É importante verificar a formação educacional do candidato, especialmente se a vaga requer um nível específico de escolaridade.
  • Documentos de dependentes: Quando aplicável, é necessário apresentar documentos que comprovem a relação de dependência, como certidões de nascimento.
  • Foto recente: Algumas empresas ainda solicitam uma foto do colaborador para fins de registro.
  • Título de eleitor e reservista: Esses documentos são exigidos em algumas situações, principalmente para cargos públicos.

Passo a Passo para a Admissão

O processo de admissão deve ser realizado de forma sistemática para garantir que todas as etapas sejam cumpridas corretamente. Abaixo, apresentamos um guia passo a passo:

  1. Coleta de documentos
    Reúna a documentação do novo colaborador, garantindo que todos os documentos necessários estejam completos e corretos.
  2. Exame admissional
    Agende e obtenha o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) antes do início das atividades, conforme a NR-7.
  3. Contrato e registro
    Defina cargo, salário, jornada de trabalho e tipo de contrato (ex.: experiência) e registre o empregado na Carteira de Trabalho Digital.
  4. Envio ao eSocial
    Transmita o evento de admissão ao eSocial até o dia anterior ao início das atividades, conforme a legislação vigente.
  5. Integração (onboarding)
    Prepare acessos, ferramentas e promova a integração do novo colaborador à equipe, garantindo um bom ambiente de trabalho desde o início.

Prazos e Cuidados na Admissão

Atenção legal: O registro e o envio ao eSocial devem ocorrer antes do início do trabalho. A contratação sem registro configura trabalho informal e gera passivos trabalhistas, podendo resultar em multas e outras penalidades.

Uma admissão bem feita conecta o aspecto legal (registro, eSocial) ao humano (onboarding), proporcionando uma experiência positiva para o novo colaborador e evitando problemas futuros. Para mais informações, consulte o guia de onboarding para acelerar a adaptação do novo colaborador.

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Perguntas Frequentes

Quais documentos são necessários para admissão?

Os documentos necessários incluem CPF, documento de identidade, carteira de trabalho digital, comprovante de residência, dados bancários, exame admissional e, quando aplicável, comprovante de escolaridade e documentos de dependentes.

O exame admissional é obrigatório?

Sim, o exame médico admissional (ASO) é obrigatório antes do início das atividades, conforme as normas de segurança e saúde do trabalho.

Qual o prazo para registrar o empregado no eSocial?

O evento de admissão deve ser enviado ao eSocial até o dia anterior ao início do trabalho, garantindo a regularidade da contratação.

O que acontece se a empresa não registrar o empregado?

A contratação sem registro configura trabalho informal, o que pode resultar em penalidades legais, multas e a obrigação de pagar todos os direitos trabalhistas retroativamente.

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